Як підготувати кошторис закладу освіти: поради практиків, форми документів

Кошторис — це головний фінансовий документ, який є обов’язковим і за яким працює бюджетна установа, зокрема й заклад освіти. У ньому прописано, скільки грошей може отримати заклад і на що саме ці гроші можна витрачати. Ухвалюється кошторис наприкінці року, а от підготовка документу починається вже у травні.

Медіа “Нова українська школа” розібрало покроково, як відбувається підготовка проєкту кошторису для закладів освіти, які не є фінансово автономними.

Для шкіл, які мають фінансову автономію, існує схожа, але дещо інша процедура підготовки та затвердження бюджету. Однак для обох видів закладів освіти публікація кошторису на своєму сайті, або на сайті засновника є обов’язковою відповідно до статті 30 Закону “Про освіту”.

Зауважимо, що медіа “Нова українська школа” знайомило читачів з переліком документів, які мають бути оприлюдненими на сайті закладу освіти. Особливо це актуально для батьків, які шукають школу для навчання своєї дитини, а також для закладів освіти, які зацікавлені у прийомі нових учнів. 

Редакція запитала практиків про нюанси кошторисів, на які варто звернути увагу. Спочатку окреслимо, що кошторис дозволяє установі виконувати свої функції і складається з двох частин:

✔ Загальний фонд — це гроші, які виділяє держава на основні потреби установи. Тут розписано, скільки й на що саме буде витрачено.

✔ Спеціальний фонд — це кошти, які надходять на конкретні цілі (наприклад, благодійна допомога або плата за послуги, ремонтні роботи). Їх теж треба витрачати чітко за призначенням.

Для підготовки проєкту кошторису керівникам закладів освіти до 25 травня необхідно подати документи до централізованої бухгалтерії про кількість учнів. “Ми подаємо так звану планову мережу, тобто кількість дітей, яка планується навчатися в наступному навчальному році, тому що залежно від кількості учнів будуть закладатися кошти з освітньої субвенції”, — пояснює медіа “Нова українська школа” директор Стрийської початкової школи № 11 Сергій Запісов.

Централізована бухгалтерія, яка зазвичай входить до складу управління (відділу) освіти, формує попередні субвенційні можливості і передає їх до обласних департаментів, які спрямовують документи до Міністерства освіти України, яке своєю чергою надає дані до Мінфіну

Міністерство фінансів, використовуючи формулу освітньої субвенції, розраховує, яка потреба у коштах безпосередньо для кожної територіальної громади.

Що потрібно для правильної організації роботи зі складання кошторису?

Щоб підготувати проєкт кошторису вчасно і правильно, керівники установ мають отримати чіткі вказівки від Міністерства фінансів або місцевих фінансових органів. Вони повинні знати:

✔ граничні суми, які можна планувати на витрати;

✔ строки, коли потрібно подати проєкти кошторисів;

✔ додаткові показники, які допоможуть правильно розрахувати потреби установи.

Також важливо координувати роботу всіх підрозділів установи та вчасно збирати потрібну інформацію. До даних про мережу керівники закладів освіти повертаються у вересні, коли вони подають форми звітності №ЗНЗ-1 “Звіт закладу загальної середньої освіти”, де керівник має вказати фактичну кількість дітей, які навчаються у закладі. Ця форма подається до 10 вересня.

Крім того, у вересні починається бюджетний процес — формується державний бюджет. Тож всі фінансові документи подаються до управлінь чи департаментів освіти, які потім уточнюють показники кошторисів.

Сергій Запісов звернув увагу, що також необхідно подавати бюджетні запити на окремі статті видатків, кошти на які будуть направлені до спеціального фонду. Крім того, він зазначив, що кошторисів має бути два — для використання субвенційних коштів державного бюджету та коштів з місцевого бюджету.

“У нас в територіальній громаді заведено просити одну-дві опції, вартість яких варіюється від сотні тисяч і до мільйона, але не просити дрібного, бо вважаємо, що це маємо зробити з поточних видатків”, — ділиться досвідом директор школи.

Необхідність подавати бюджетні запити Сергій Запісов пояснює тим, що керівник закладу має себе убезпечити від відповідальності за бездіяльність. Він наводить приклад, коли школа потребує значних видатків по лінії пожежного захисту або Держпродспоживслужби (у минулому — санстанція — ред.), однак вони не враховуються у кошторисі. “У разі будь-якої перевірки керівник закладу має докази того, що він звертався до засновника із відповідним бюджетним запитом, однак отримав відмову, таким чином питання штрафних санкцій на керівника знімається”, — пояснює він.

Укладання проєкту кошторису відбувається за наступними показниками:

✔ заробітна плата та нарахування;

✔ енергоносії (тепло, газ, вода, електроенергія);

✔ харчування учнів;

✔ інші послуги: зв’язок, інтернет, охорона, профдезроботи, вивіз

✔ ТВП, повірка лічильників тощо;

✔ придбання товарів КЕКВ 2210, 3110;

✔ виконання ремонтних робіт КЕКВ 2240, 3132;

✔ видатки на відрядження, курси;

✔ засоби медичного призначення;

✔ інші видатки.

Звертаємо увагу, що всі витрати мають відповідати бюджетному класифікатору. Медіа “Нова українська школа” раніше знайомило читачів зі змінами, в Програмній класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів.

Для складання проєктно-кошторисної (кошторисної) документації для виконання поточних чи капітальних ремонтних робіт варто залучити кошторисників (як правило, це фізичні особи-підприємці), які займаються відповідними обрахунками з використанням спеціального програмного комплексу АВК. Документ має бути складений із точно зазначеними цифрами, оскільки запити, в яких не вказана конкретна сума, мають всі шанси залишитись без розгляду.

“Попередні розрахунки роблять на громадських засадах, але пізніше, коли виділять кошти, вони мають бути спрямовані на оплату договору, за яким буде зроблено реальний кошторис або проєктно-кошторисна документація. Тому вони (кошторисники — ред.) зацікавлені в тому, щоб розробити кошторис якісно”, — розповідає Сергій Запісов.

Перший освітній омбудсмен Сергій Горбачов також поділився своїм досвідом складання кошторисів. Будучи директором 148 школи міста Києва, кожного року у травні він видавав наказ про підготовку інформації для кошторису закладу освіти. Цей наказ зобов’язував кожного працівника школи — і педагогічного, і технічного — заповнити просту форму потреб на наступний рік. “Наприклад, вчитель фізики міг записати, що йому потрібен новий амперметр або набір для моделювання фізичних процесів, а заступник директора з господарської роботи, зібравши дані по своїй частині роботи школи — скільки потрібно дезінфекційних, мийних засобів тощо”, — розповідає Сергій Горбачов.

Форма, яку мав заповнити кожен працівник школи, мала просту структуру. Але важливо було, щоб всі вчителі та технічні працівники заповнювали дані саме в такій таблиці, щоб її можна було потім об’єднати у підсумкову і проаналізувати для підготовки запиту на фінансування засновником потреб закладу освіти.

Зразок такого наказу можна завантажити тут. До наказу включені додатки: робочий план підготовки та форма подання пропозицій.

Таким чином керівник збирав всю інформацію, яка згодом додавалася в єдину форму з чітким переліком потреб на наступний фінансовий рік. Звісно, цю форму потрібно було аналізувати. “Я, як директор школи, зводив всі запити в єдину таблицю, потім вона обговорювалася і виставлялися пріоритети: що нам абсолютно необхідно для роботи школи, що можна поставити другим пріоритетом тощо. На підставі цієї інформації готувався вже узагальнений великий лист до розпорядника коштів, тобто до управління освіти, для того, щоб сформувати кошторис”, — додає Сергій Горбачов.

Як зазначив пан Сергій, така процедура добре працювала, оскільки до складання кошторису був залучений кожен працівник школи, який мав можливість сформулювати свій власний запит і розумів, що є певні фінансові можливості і обмеження. Крім того, маючи обґрунтований запит потреб школи, директор аргументовано може звертатися із запитом до розпорядника коштів.

Як зазначає кандидатка кафедри економічних наук, доцентка кафедри менеджменту освіти Волинського інституту післядипломної педагогічної освіти Ірина Радецька у своїй науковій публікації “Кошторис закладу закладу загальної середньої освіти: формування, контроль і ревізія”, є декілька основних точок контролю ревізорів.

В першу чергу кошторис має відповідати Порядку складання, розгляду, затвердження та основним вимогам до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженому Постановою КМУ від 28.02.2002 р. Nº 228.

Більшу увагу ревізори приділяють тому, чи заклад правильно сформував дохідну та витратну частини кошторису як за загальним, так і спеціальним фондами, а також чи не включено до кошторису суми, які не підтверджені розрахунками та економічними обґрунтуваннями. Крім того, під час перевірки звертають увагу на те, чи дотримується заклад режиму економії, тобто не включив до кошторисів бюджетних асигнувань, не зумовлених потребою. До асигнувань відносяться певні суми коштів, виділені із централізованих і децентралізованих джерел, фінансових ресурсів для покриття видатків на певні цілі.

У разі, якщо заклад перерозподілив асигнування, а це відбувається під час уточнення фінансових показників, ревізори перевіряють:

✔ правильність внесення зміни до кошторису;

✔ обʼєктивну потребу перерозподіляти чи скорочувати асигнування;

✔ внесення відповідних зміни до річного розпису асигнувань бюджету, враховуючи особливості спеціального фонду;

✔ відповідність уточненого обсягу видатків зі спеціального фонду уточненому обсягу доходів і залишків на початок року.

Приклад кошторису школи

Зазвичай цифри для формування проєкту кошторису беруться з минулорічного кошторису. Однак Сергій Запісов рекомендує до цієї цифри додавати приблизно 10%, які покриють інфляційні втрати або зростання ціни на енергоносії чи комунальні послуги. Крім того, він радить враховувати дані, затвердженої ОМС програми соціального та культурного розвитку на відповідний рік.

Що відбувається після ухвалення бюджету?

Після того, як Верховна Рада ухвалить закон про Державний бюджет України, а місцева рада ухвалить свій бюджет, Міністерство фінансів чи місцеві фінансові органи протягом двох тижнів мають надіслати всім головним розпорядникам коштів так звані лімітні довідки.

Що таке лімітна довідка?

Це офіційний документ, у якому зазначено:

• яку суму грошей виділено установі на рік;

• як ці кошти розподіляються по місяцях;

• інші важливі показники, які потрібно враховувати при плануванні витрат.

Ці довідки потрібні для того, щоб установи могли уточнити свої кошториси та скласти інші важливі документи:

✔ плани використання коштів,

✔ плани кредитування (якщо вони надають кредити з бюджету),

✔ розрахунки по загальному та спеціальному фондах.

Як правило, в грудні проходить сесія відповідної місцевої ради, яка ухвалює загальний бюджет територіальної громади. На основі ухваленого бюджету тергромади вже формується остаточний кошторис закладу освіти.

Таким чином, керівники закладів освіти, маючи лімітні довідки переглядають свої проєкти кошторисів, уточнюють свої плани витрат відповідно до нових цифр і формують і подають уточнені документи головним розпорядникам.

Як усе це узгоджується з реальними витратами?

Установи мають привести свої витрати у відповідність з тими сумами, які їм дозволено витрачати:

✔ кількість працівників має відповідати затвердженому фонду зарплати;

✔ інші витрати — відповідати сумам, зазначеним у лімітній довідці.

Це потрібно для того, щоб заклад освіти міг якісно виконувати свої функції.

Штатний розпис, тобто, скільки і яких працівників працює в установі, також затверджується за формою, яку встановлює Мінфін або відповідне міністерство.

Хто перевіряє всі ці документи?

Головні розпорядники — управління освіти — розглядають проєкти кошторисів і планів, перевіряють їх відповідність нормам і затверджують остаточні документи на рік. Після того, як керівник закладу освіти і бухгалтер погодили кошторис із засновником, документ направляється до органу Державного казначейства України, який має здійснювати видатки відповідно до помісячних планів асигнувань та договорів, укладених установою освіти.

Нагадаємо, медіа “Нова українська школа” раніше писало про пропозицію Національного агентства із запобігання корупції залучати батьків і вчителів до розроблення кошторису шкіл. Це дозволить сформувати в батьків розуміння фінансування й витрат навчальних закладів і збільшить прозорість системи загалом.

Зразок такого наказу можна завантажити за цим посиланням. До наказу включені додатки: робочий план підготовки та форма подання пропозицій.